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英語で仕事:プレゼンテーション資料・メール

英語で仕事その1に引き続き、和文英訳の業務内容をご紹介。

プレゼンテーション資料 presentation materials

国内で導入されているシステムを海外子会社に導入する場合、国内導入に用いたプレゼンテーション資料を、翻訳して海外向けにも使う場合がある。
システムのメリットや利用方法を記載した説明資料、と考えると分かりやすい。

難易度

プレゼンテーション資料を翻訳する場合、日本語パワーポイント資料という原文があるので、メール作成より難易度が上がる。だが、公式通達文と異なり多少の意訳が認められている

プレゼンテーションには通常、「営業」「有益な情報の共有」「社内教育」など事前に目的が設定されており、かつ、その資料に目を通す方も数人~数百人程度と、公式通達文よりも狭い範囲の人々が対象になる。そのため、英語も目的を達成するために用いれば良く、意訳や平易な英語を用いても構わないことになっている。
 
プレゼンテーション資料はA4用紙数枚~数十枚と分量は多く、デザインを崩さず英文を収めることなど英訳以外にも気を回す部分はあるのだが、通達文などの正式な文書と比べると気楽で英語力を必要としない業務と言える。

英訳する際に私が気を配るのも、できるだけ平易な英語を使い読みやすくする、ということだけだった。骨のある英語は社内通達文で用いるので、実務レベルで用いる資料はできる限り分かりやすく、行動や判断に結びつきやすい英文を作るよう心がけていた。

eメール e-mail / チャット chat

英訳業務に携わっていた時のみならず、外資系企業ではどこでも行う業務になるので、この項目は全般的に記載する。

海外や外国から来られた方と関わりのある部署に所属しているので、当然のように英文メールでのやりとりすることがある。また、近年は業務にもチャットの利用が広がってきたので、MicrosoftのLyncやOffice Communicatorを利用して、eメールの代わりにチャットで業務を進めることがある。
英文eメールやチャットでの会話は、英語を使う業務の中で最も気楽な業務だと思う。

原文を元に訳す必要がないので、通常は頭に浮かんだことをそのまま英語で書くだけで済む。日本語を介して考える必要がないので、その点も楽。英文テンプレートが用意されている時は、更に手間無く書くことができる。

英文メールやチャットで業務を行う際に気をつけることは1点だけで、意味の取り違えが起こらないように書く、ということだけだった。使いこなせない英語構文や意味のあやふやな英単語は、無理に使用しない方が良い程度。
日本語でメールを書くときも注意することだとは思うが、海外向けメールの場合、日本国内以上にさまざまな文化や風習をお持ちの方が多いので、意味の取り違えが起こりやすいことは否めない。

端的で易しい英語で書き、あとは日本製のまごころと気遣いを込めておけば完璧である(笑)

英語で仕事:社内通達文 – The Notification –

仕事が変わってから、仕事で英語を使う時間が、1日平均0時間から1~6時間へと増えた。海外子会社からの問い合わせや利用申請に応じる業務が、私の業務に含まれているためだ。

そんな中、私が時折頂く仕事の1つに、和文英訳がある。日本向けに作られた資料を英語に訳す、という考え方は至ってシンプルな仕事だが、文書の種類別に具体的にどんなことをしているのか、かいつまんでお伝えしてみようと思う。

社内向け通達文 The Notification

通達文とは

勤務先における通達文とは、全社員に伝えたい重要な連絡事項を20~40行のごく短い文章にまとめ、メール形式で配信するものだった。日本の製造業など社員数の多い大企業(特に製造業)で用いられている仕組みで、部長・本部長などお偉いさんの名前を冠し、正社員数万人を対象に伝達される。

業務の難易度高め

今まで請け負ったことのある英語仕事の中では、この公式通達文が最も難しかった。私自身も、どちらかというと苦手である(苦笑)

というのも、英文を作るとき原文(日本語)がある仕事の方が難しいからだ。自分の感覚値では、原文があるだけで仕事の難易度が倍になる。
原文がない場合、自分が普段から使い馴染んでいる語彙・構文で自由に文章を組み立てることができるが、原文がある場合は原文に含まれている意図が正確に伝わるかが何より重要で、欠かすことのできないチェックポイントになる。

そのため自分が普段使うことのない単語、例えば「海外拠点での活用」「申請時審査」のようなビジネスの単語、難解な日本語であっても、原文に忠実に訳す必要がある。
原文の意図を正しく掬う日本語読解力、最低限の業務知識、それに加え一定レベルの英語力が必要とされる仕事だと感じる。

難易度に違わず、この仕事が出来る方はどの企業でもあまり多くないようだ。

日常業務レベルの英語の読み書きができる方はそれなりにいらっしゃるが、原文に忠実に違和感のない英文を作れる方となると、数が絞られてくる。かつ、特定のシステム・プロジェクトに関する訳文となると、ITと業務への理解が必要。そして、翻訳・推敲を重ねるためにまとまった時間が必要となると、お偉い方が英語の出来る平社員を捕獲し、こまごまと説明した上で「やっといて」と丸投げすることになっていても、何ら不思議ではない…。

以前いた部署では、24人のチームのうちこの業務が出来たのは2人だけで、うち1人(=私)の英語力は当時かなりぎこちなかったので、留学帰りでTOEIC895の若い女の子1人が頑張っていた、という状況だった。

品格のある英語で

正式な通達文は、数万人の社員の目に触れる影響力の高い文書なので、日本語の原文を作る段階から推敲とチェックを重ねている。そうして出来上がってきた文書は当然完成度が高く、格式もお高く仕上がる。そんな文書を英語に訳していくのだから、当然、英訳チームも品格のある英語で訳そうと努力を重ねることになる。

実は、この作業がなかなかの骨折りである(笑) 普段は誰でも理解しやすく使いやすい平易な英語を使う機会が多いのだが、公式通達文の翻訳時ばかりは、そうも言っていられない。十二分に時間をかけて、紙の辞書と電子辞書を引きまくり、不明瞭な箇所を1つずつ解消して訳し忘れもないよう、推敲に推敲を重ねて訳していく。

僅か20行の日本語原文を、数日間に渡って翻訳&推敲を繰り返すことも何度かあった。

無駄と骨折りの多い仕事

残念ながら、ようやく全文を訳し上げた後になって日本語原文に修正が入ってしまい、スタート地点に戻ることもよくあった(笑) 
いくらお忙しいとはいえ、お偉い方はどうして人が仕事を仕上げた後になって、仕事を振り出しに戻そうとするんだろうか…。日本企業の無駄は、今日もなくならないらしい(笑)

しかもこうして作られた通達文は、格式高さと正確さを守るため、難易度の高い英単語が多用されていることが少なくない。そのため逆に、世界中のすべての社員が正確に読んでくださるとは限らない、という落とし穴もある。

公式通達文は、挑戦という意味も含めやりがい・達成感の大きい仕事ではあるが、無駄が多く疲労の尽きない仕事であるとも言えると思う。