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日本語・英語併用のITサポートの仕事(ITヘルプデスク・テクニカルサポート)

人生における英語圏滞在期間は未だに1週間というお粗末さだが、イギリス系企業に常駐しメールや電話で英語を使って仕事をしていた時期があるので、その時のことを記録する。

日英併用のシステムサポートの仕事内容

当時常駐していた企業は、本社がイギリスにある会社だったため、日本法人の社長を筆頭に管理職からメンバー(役職なし社員)に至るまで、外国籍の方が数多く勤務されていた。

各部署に数名の割合で母語が日本語以外の方がおり、私が常駐していたIT部門もインド国籍4〜5名、ヨーロッパ1名、マレーシア1名と多国籍で、日本人も帰国子女1名、英語圏在住経験者3名という程よく国際色豊かな職場だった。

法務や広報など他の部署も似たような感じ。営業部門だけは、営業する先の顧客がほぼ100%日本人だったので、外国籍の方は見かけなかった。

よくあるトラブル

当時の私の担当は、日本語対応と英語対応の両方を行うITサポート。業務の大半は日本語での対応だったが、週に1~2回程度の割合で、母語が日本語以外の方から英語で電話がかかってきて、起きているトラブルの内容を聞き、解決までサポートする。

よくあるトラブルとしては、

 ”My laptop won’t start…(パソコンが起動できなくなった…)”
 ”couldn’t access to internal network via mobile wifi.” (モバイルwifiで社内ネットワークに接続できなかった)
 ”Some mails disappeared. I’ve sort them in this folder, though it disappeared too.”(フォルダごとメールが無くなってしまった)
 ”I’m afraid my password has been locked”(パスワードがロックされてるんじゃないかと思う)

などなど。日本人でもよくあるトラブルが多かった。

ただ、海を渡って日本に仕事に来られている方は優秀な方が多く、少し調べると解決できるようなトラブルは大抵自己解決されており、ITサポートを利用しないと解決出来ないようなトラブルの方が多かったのが印象的だった。

英語でのサポートで苦労したこと

応対について、英文メールの読み書きはまだ何とかなったが、英会話がとにかく苦手な私は、訛りや癖のある英会話のスピードについていけず苦戦した。
TOEICや英検などでは訛りの強すぎる英語は出題されないが、実際のビジネスの現場では、中国語訛り・インド訛りの英語の方が多いくらいなので、こうした仕事を目指される方は入念に準備された方が良いと思う。
自分は、

・事前に業務用語・IT系専門用語を出来る限り英語に訳しておく
・通勤時間を利用して、トラブルと解決方法を英語で説明する練習を行う

の2点に絞って、説明と解決だけはこちらから主導出来るよう、時間を割いて準備していた。

そうして苦戦しつつも英語で仕事をするうちに、東欧から来たIT技術者の友人が出来たり、役員の部屋まで行ってシステムトラブルに対応したりと、少しずつ場数を重ねて、英語で仕事を行うことにある程度慣れることが出来た。

ちなみに2年半この業務を経験した後でも、インド訛りの英語にはついていけない(苦笑) 帰国子女の方や外国籍の友人の多い方に相談してみても、「インド英語は無理」「間近で口の動きまで見ながら話しても聞き取れない」という意見が出てくるので、日本語とインド英語はよほど相性が悪いようだ。
とはいえ、数学大国のインドには優秀なIT技術者が多く、今後も避けて通れる道ではなさそうなので、インド英語攻略法は現在も模索中…。

英語ITサポートの仕事で身に付いたもの

この仕事を経た後、技術系の英語文書やwebサイトを読むのに、抵抗や自覚がなくなってきた。調べ物をするとき、基本は読書スピードの速い日本語文書から読み進めるが、日本語文書が少ない分野では英語文書も読み進める。「あれ、いつから英語で読んでたっけな」と気付かないうちに英語に切り替わっていることも多くなった。
この仕事の後、社内メールは英語という外資系企業も経験したが、英語の面では問題なく業務が出来た。(業務知識は足りなかったが…)

また、母語でない言葉で仕事をするからこそ、準備の重要性に気付かされた。単語を日本語に訳しておくなどの準備さえある程度整えておけば、突然問合せを受けてもある程度までその場で対応でき、顧客を待たせることもない。逆に、最低限の業務知識と英語力がなければ、問合せを受けてからでは到底間に合わず、調査や翻訳に時間がかかった挙句何も返せないことも多い。対象となるシステムの仕組みやエラーメッセージの意味さえわかっていなければ、日本語でも手助けが出来ないことを想像して貰えれば、分かりやすいと思う。

“Ex-word 電子辞書XD-ST7200 フランス語対応モデル” CASIO

英語学習のみならず、フランス語学習のツールが充実している電子辞書です。

「Ex-word 電子辞書 フランス語対応モデル」の説明

CASIOから発売されている電子辞書です。電源を入れ、ボタンで辞書を選択して、調べたい語句を入力すると、言葉の意味を表示してくれます。

普通の電子辞書と異なる点は、語学学習のツールが充実していること。この製品は、英語とフランス語が特に充実しています。英語は英和辞書・和英辞書・英英辞書の3種類、フランス語は仏日辞書・日仏辞書・英仏辞書・仏英辞書・仏仏辞書の5種類の辞書が標準で搭載され、国語辞典(広辞苑)・漢語林など日本語の辞書も入っていますので、日仏英の3言語を使用・学習される方に適しています。

側面拡大図。180度開く。

↑ 側面拡大図。180度開く。

大きさは、縦 約10cm × 横 約14.5cm という掌サイズで、厚みは約1.5mm(薄めの文庫本くらい)。重さは、電池込みで約250g(文庫本1冊分くらい)です。
単4乾電池2本で稼働。eneloopやsonyの充電池も利用できます。

CASIOの電子辞書を裏返し、電池の蓋を外したところ。

↑ 電子辞書を裏返すとこんな感じ。

連続稼働時間は130時間だそうですが、大学の講義などで持ち歩いて普通に使用して、丁度半年くらいもちます。

casioのフランス語学習・英語学習向け電子辞書の蓋を開きフランス語単語「joli」の意味を検索している画像

スピーカーが内蔵されており、「音声」ボタンを押すと、英単語やフランス語単語を読みあげてくれるので、耳からも単語を覚えられます。
文字サイズは3段階で大きさを変更でき、「バックライト」ボタンをONにすることと、暗い場所でもご利用頂けます。
ページは「ページ送り」ボタンで1ぺーじずつめくれます。画面スクロールの手間が少なくなり、地味に便利です(笑)

CASIOフランス語対応電子辞書の裏面拡大図。スピーカーとイヤホンの切り替えボタンなどがある。

↑ 電子辞書の裏面拡大図。スピーカーとイヤホンの切り替えボタンなどがある。

この機種はフランス語学習を重視するタイプですが、他にも中国語、ドイツ語、イタリア語、スペイン語、韓国語、ロシア語に特化した電子辞書が発売されています。

より詳しい機能を知りたい方は、CASIOのwebサイトをご参照下さい↓ 
CASIO公式ホームページ http://arch.casio.jp/exword/products/XD-ST7200/

電子辞書の裏面拡大図

↑ SDカードの差込み口もある。

「Ex-word 電子辞書 フランス語対応モデル」を使用した感想

CASIOの電子辞書を購入後8年経った今でも愛用しています。

電子辞書の素晴らしい点が、まず学校や職場に行くときに、紙製の重い辞書を持ち歩く必要がない点。語学は継続が命なので、無理なく学習できる環境を整えておくのは大事だと思い、思い切ってこちらを購入しました。

↑ Casioのフランス語対応電子辞書のキーボード部分を拡大して撮影した写真。

↑ Casioのフランス語対応電子辞書。キーボード拡大図。

英語・仏語・日本語の充実度

数ある電子辞書の中でCASIOのこの製品を選んだ理由は、

 ①広辞苑(国語辞典)
 ②漢語林(漢字辞典)
 ③英語辞書(英和辞典・和英辞典)
 ④フランス語辞書(仏和辞典・和仏辞典)

の4つが標準で備わっていたからです。
フランス語を学びつつ、仕事やWEBで英文を読み、日本語の文章も毎月10,000~30,000字ほど書くので、日本語・英語・フランス語の3言語が全て充実しているというのが欠かすことの出来ないポイントで、その条件を満たしつつ、大学生のバイト代で手が届く電子辞書がこの製品でした。

3言語が充実しているという点において、この電子辞書は文句なしです。
この辞書を使っている間に、英語力はTOEIC550から850へ、フランス語力は知識ゼロから実用フランス語検定3級レベルへと上達しましたが、どの段階でも学習に支障がありませんでした。

しかも購入して10年近く経ちますが、一度も故障していません。……今振り返ると、CASIO凄いですね。

文学作品の無料ダウンロードもできる

青空文庫から文学作品を無料でダウンロードできる点も気に入っています。
青空文庫からダウンロードできるのは著作権の切れた日本の文学作品だけですが、常時70作品を手間なく持ち運べるのは大変有難いです。
 → 青空文庫については、こちらへ

まとめ

CASIOでこの製品の開発・販売を手掛けられた方に、「いい製品を作ってくださって有難うございます」とお礼を言いたいです(笑) これからもずっと、大事に使っていきますね。

英文メール作成時に何度も助けられた本「ビジネス英語 ライティング表現1000」(イジユン 著)

英語のITヘルプデスクとして勤務していた際に、仕事で何度も助けられた本。英文メールに日夜苦戦を強いられている方には特におすすめ。

必要な英語力レベル

TOEIC500~850くらい。もう少し英語力が低い方でも、問題なく使えるかもしれない。

「ビジネス英語 ライティング表現1000」を使った感想

仕事での英文メールや報告書作成など、丁寧な英語で人に物事を伝える必要がある方には特におすすめする。

英国系企業で働き始めた当初、10行ほどの英語メールを書くのに20~30分かかってしまい、外国の方とやり取りが2~3件立て込むだけで他の仕事に支障を来たしていたため、英語を書くスピードを速くしたい一心で選んだのがこの本だった。

即日使える英文テンプレート

巻末に大量の英文テンプレが掲載されているので、本文を読まずとも巻末を探すだけで、まともな英文が書けてしまうところがまず重宝する。

この状態を筆者は「借文」と表現されているが、巻末から何度か借文するうちに、よく使う言い回しは自然と身に付く。身に付き板に付いてくると、テンプレを自分なりに少しアレンジして使うようになってくる。
つまり、きちんとした英語を身につけるまでの時間稼ぎに、「借文」が一役買ってくれるわけだ。

ビジネスパーソンの方であれば、仕事や家事や育児で忙しく、英語学習時間を十分確保できない方が大多数にのぼると思う。それでも英語仕事は容赦なく舞い込むので、質の良い英文テンプレートを一時的に「借り」て仕事をさばくのは、社会人に必要とされるスキルの一つじゃないか、とも感じた。

5~10通りの言い回しが用意されている

「10時で大丈夫です」という趣旨を伝えるのに、毎回同じ表現を使っていると、「英語が出来ない人」と思われてしまう(笑)
仕事では特定の人と何度もやり取りをすることの方が多いので、同じ意味で表現の違う言い回しを3~4つ用意しておくと、自分の評価が下がらずに済む。

「ライティング表現1000」であれば、意思を伝える表現に5~10通りほどの例文が載せられている↓ため、同じ人と何度かメールのやり取りをしても、借文のストックが切れることがなく受け答えができた。

ページを開いた状態の「ビジネス英語 ライディング表現」の本と、英語の例文がたくさん書かれた白い紙が並んでいる

休日に「ビジネス英語 ライティング表現1000」を英訳

本書を購入した当初、この本のなめらかな英文を自分の血肉にしたかったので、借文するだけでなく「ライティング表現1000」の日本語例文を1文ずつ英訳し、借文と照らして答え合わせをする、という方法で数ヶ月間学んだ。

結果、英文ライティングのスピードが大きく改善されただけでなく、目上の方とやり取りするのに相応しい丁寧な英語(敬語)が、付け焼刃ながら身に付いた。
例えば、「こちらのマニュアルをお読みください」と伝える際に、

“Please read the manual”(マニュアルを読んで下さい)

と命令口調で書かず、無意識のうちに、

“Would you kindly follow the direction?”(こちらの手順に従っていただけますか?)

と依頼文で書くようになった。

ビジネスでは目上の方に情報を伝えることも多いので、ただ英語ができるだけではだめで、丁寧で礼節を失わない英語でなければいけない。日本人であれ外国の方であれ、間違っても上司に「これやっといて」と言ってはいけない(笑)

20代のうちに、本書で礼を失わないビジネス英語表現を身につけることができ、本当に良かったと思う。いい年して粗雑な言葉で仕事をしていては、少し恥ずかしい。

唯一の不満ポイント

この本で唯一の不満に感じる点は、CDが付いていないことだ。

CDが付いていれば、通勤時間で耳から英文を覚える(CDを聞き流す)ことができ、もっと早く質のいい英語を身につけられたになあ、と非常に残念。書籍自体が非常に使いやすく良いものなので、いつかCDも付けてくれないかと期待している。

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余談 ~目上の方への丁寧な英語表現について~

英語に敬語はないと誤解されている方がおられるが、英語にも丁寧な表現とそうでない表現がある。

英語が苦手な方には英文が書けるだけで凄いことのように見えるらしいのだが、実際には、会社の経営層(役員)に「これやっといて」とカジュアルすぎる英文を送っていたり、「スイッチへオンされます」など意味の通らない英文を送ってしまっていることが、往々にして見受けられる。

誰が読んでも理解できる言葉で書かれていることは言葉を使う上での大前提だが、ビジネスシーンで英語を用いるのであれば、丁重で、ある程度の品格を備えた英文を使う必要がある。

そうでなければ、「こんな人に仕事を任せて大丈夫かな?」と自分自身の仕事のスキルが疑われてしまうので、ご注意を。

英語で仕事:プレゼンテーション資料・メール

英語で仕事その1に引き続き、和文英訳の業務内容をご紹介。

プレゼンテーション資料 presentation materials

国内で導入されているシステムを海外子会社に導入する場合、国内導入に用いたプレゼンテーション資料を、翻訳して海外向けにも使う場合がある。
システムのメリットや利用方法を記載した説明資料、と考えると分かりやすい。

難易度

プレゼンテーション資料を翻訳する場合、日本語パワーポイント資料という原文があるので、メール作成より難易度が上がる。だが、公式通達文と異なり多少の意訳が認められている

プレゼンテーションには通常、「営業」「有益な情報の共有」「社内教育」など事前に目的が設定されており、かつ、その資料に目を通す方も数人~数百人程度と、公式通達文よりも狭い範囲の人々が対象になる。そのため、英語も目的を達成するために用いれば良く、意訳や平易な英語を用いても構わないことになっている。
 
プレゼンテーション資料はA4用紙数枚~数十枚と分量は多く、デザインを崩さず英文を収めることなど英訳以外にも気を回す部分はあるのだが、通達文などの正式な文書と比べると気楽で英語力を必要としない業務と言える。

英訳する際に私が気を配るのも、できるだけ平易な英語を使い読みやすくする、ということだけだった。骨のある英語は社内通達文で用いるので、実務レベルで用いる資料はできる限り分かりやすく、行動や判断に結びつきやすい英文を作るよう心がけていた。

eメール e-mail / チャット chat

英訳業務に携わっていた時のみならず、外資系企業ではどこでも行う業務になるので、この項目は全般的に記載する。

海外や外国から来られた方と関わりのある部署に所属しているので、当然のように英文メールでのやりとりすることがある。また、近年は業務にもチャットの利用が広がってきたので、MicrosoftのLyncやOffice Communicatorを利用して、eメールの代わりにチャットで業務を進めることがある。
英文eメールやチャットでの会話は、英語を使う業務の中で最も気楽な業務だと思う。

原文を元に訳す必要がないので、通常は頭に浮かんだことをそのまま英語で書くだけで済む。日本語を介して考える必要がないので、その点も楽。英文テンプレートが用意されている時は、更に手間無く書くことができる。

英文メールやチャットで業務を行う際に気をつけることは1点だけで、意味の取り違えが起こらないように書く、ということだけだった。使いこなせない英語構文や意味のあやふやな英単語は、無理に使用しない方が良い程度。
日本語でメールを書くときも注意することだとは思うが、海外向けメールの場合、日本国内以上にさまざまな文化や風習をお持ちの方が多いので、意味の取り違えが起こりやすいことは否めない。

端的で易しい英語で書き、あとは日本製のまごころと気遣いを込めておけば完璧である(笑)